Un empleado pernocta por un viaje de trabajo y la empresa recibe una factura del hotel. ¿Dónde se registra ese gasto en la contabilidad? La respuesta, según el Plan General de Contabilidad (PGC), es la cuenta 629 Otros servicios, dentro del subgrupo 62 Servicios exteriores. Esta guía explica paso a paso cómo clasificar y justificar los gastos de hotel, la diferencia clave entre las cuentas 628 y 629, y los requisitos documentales para que el gasto sea fiscalmente válido, con base en la normativa del ICAC (Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas).

Última verificación: 2026-08-02

Concepto contable: Gastos de hotel en contabilidad · Subgrupo del PGC: 62 – Servicios Exteriores · Cuenta principal: 629 – Otros servicios (para alojamiento) · Cuenta alternativa: 628 – Suministros (solo si el hotel es la propia empresa o gasto recurrente) · Documentación necesaria: Factura del hotel a nombre de la empresa con CIF y desglose de IVA · Ejemplo de asiento: Debe: 629 (gasto) / Haber: 572 (banco)

Cómo investigamos esta guía

Última revisión: 1 de enero de 2026.

Fuentes consultadas: Plan General de Contabilidad español (documento oficial del ICAC), portal PlanGeneralContable.com, blogs de gestoría y fiscalidad (INEAF, TeamSystem, OkTicket, Tickelia, Pleo) y foros profesionales de contabilidad.

No se ha realizado una auditoría de casos reales ni se ha consultado a un asesor fiscal en persona para este artículo; las recomendaciones se basan en la normativa vigente y fuentes divulgativas autorizadas.

Claves para contabilizar gastos de hotel

1 Cuenta principal
  • Los gastos de hotel del personal en desplazamientos de trabajo se contabilizan en la cuenta 629 Otros servicios del PGC (ICAC).
2 Ubicación en el PGC
  • Pertenece al Grupo 6 Compras y gastos, subgrupo 62 Servicios exteriores (PGC actualizado 2017).
3 Cuenta alternativa
  • La cuenta 628 Suministros se reserva para electricidad, agua, gas y otros abastecimientos no almacenables, no para alojamiento (PlanGeneralContable.com).
4 Documentación exigida
  • Factura del hotel a nombre de la empresa con CIF y desglose de IVA para que el gasto sea deducible (Pleo Blog).
Ficha rápida: gastos de hotel en contabilidad
Concepto contable Valor
Concepto contableGastos de hotel en contabilidad
Subgrupo del PGC62 – Servicios exteriores
Cuenta principal629 – Otros servicios (para alojamiento en viajes de trabajo)
Cuenta alternativa628 – Suministros (solo si el hotel es gasto recurrente de la propia empresa hotelera)
Documentación necesariaFactura del hotel a nombre de la empresa con CIF y desglose de IVA
Ejemplo de asientoDebe: 629 (gasto) / Haber: 572 (banco)

¿Dónde se contabilizan los gastos de hotel?

La normativa contable española es clara: los gastos de hotel originados por desplazamientos del personal de la empresa se incluyen en el subgrupo 62 Servicios exteriores del PGC. Dentro de este subgrupo, la cuenta específica es la 629 Otros servicios. Así lo recoge la definición oficial del ICAC, que señala que esta cuenta comprende los gastos de viaje del personal de la empresa, incluidos los de transporte.

Subgrupo 62 del Plan General de Contabilidad

El subgrupo 62 engloba todas las compras de servicios exteriores a la empresa: desde transportes (cuenta 624) y primas de seguros (626) hasta servicios bancarios (626) y suministros básicos (628). Los gastos de alojamiento y manutención vinculados a la actividad empresarial encajan en la cuenta 629 por su carácter residual: recoge los no comprendidos en las cuentas anteriores, según la redacción del PGC 2007. En la práctica, esto convierte a la 629 en el cajón de sastre de los servicios exteriores, como la describen fuentes divulgativas como TodoRespondió.

Cuentas específicas: 628 vs 629

La confusión más frecuente al contabilizar un hotel surge entre la cuenta 628 Suministros y la 629 Otros servicios. La 628 se utiliza para consumos de electricidad, agua, gas y otros abastecimientos no almacenables, suministrados mediante contadores o conductos. También se incluyen a veces internet y teléfono fijo. Un hotel contratado como pernocta para un trabajador no encaja en esta definición: no es un suministro básico, sino un servicio externo contratado puntualmente. Por tanto, va a la 629.

Consejo práctico: si tu empresa es un alojamiento turístico y compra estancias en otros hoteles como parte de su actividad (por ejemplo, para realojar a clientes), esos gastos no deben ir a la 629, sino a cuentas de existencias o a la cuenta de aprovisionamientos según el PGC. La 629 es para el consumo interno de la empresa, no para su actividad comercial.

La clave: la cuenta 628 es para suministros físicos (luz, agua, gas); la 629, para servicios externos como alojamiento, dietas y peajes.

¿Qué cuenta contable se utiliza para los gastos de hotel?

La respuesta mayoritaria en la práctica contable española es la cuenta 629 Otros servicios. Así lo confirman múltiples fuentes: desde el blog de Pleo, que señala que la respuesta a ‘en qué cuenta se hace la contabilidad de los gastos de hotel’ por pernocta de empleados por motivo de trabajo es la cuenta 629 del PGC, hasta Tickelia, que indica que la 629 se usa habitualmente para alojamiento en viajes de trabajo.

Cuenta 629: otros servicios

La definición oficial del PGC para la cuenta 629 incluye expresamente los gastos de viaje del personal de la empresa. Dentro de este concepto entran el alojamiento en hoteles, los billetes de transporte (aunque existe también la cuenta 624 Transportes para servicios de mensajería), las comidas vinculadas a la actividad y otros gastos de locomoción como peajes y taxis (INEAF). OkTicket añade a esta lista la manutención y el alquiler de vehículos cuando están ligados a viajes de negocios. La agrupación en la cuenta de resultados es clara: forma parte de la partida A.6 Otros gastos de explotación en el debe de la Cuenta de Pérdidas y Ganancias.

Cuenta 628: suministros (casos excepcionales)

Solo existe un escenario en el que un gasto relacionado con un hotel podría ir a la cuenta 628: cuando la empresa es un establecimiento hotelero y consume suministros (electricidad, agua, gas) para su funcionamiento diario. En ese caso, el hotel no es un gasto de viaje, sino un centro de costes operativos. Para cualquier otra empresa, el alojamiento de empleados en desplazamiento siempre se registra en la 629. TeamSystem Magazine aclara que la 628 no incluye servicios profesionales ni asesorías, y que la 629 es la cuenta residual para servicios sin cuenta específica.

Nota técnica: el ICAC recuerda que la numeración y denominación de cuentas del PGC tiene carácter no vinculante salvo cuando contienen criterios de registro o valoración. Esto significa que una empresa podría, respetando los principios contables, usar otra cuenta del subgrupo 62 si justifica que el gasto encaja mejor. En la práctica, sin embargo, la 629 es la opción estándar y recomendada.

El patrón: 629 para alojamiento de empleados en viaje; 628 solo para suministros básicos del negocio.

¿Qué gastos van a la cuenta 629?

La cuenta 629 agrupa una amplia variedad de servicios externos que no tienen cabida en cuentas más específicas del subgrupo 62. Según el INEAF, entre los ejemplos típicos se incluyen alojamiento y comidas necesarios para la actividad de la empresa, así como peajes, tickets de aparcamiento y otros gastos similares. OkTicket añade la manutención y la locomoción en viajes de negocios, especificando que hoteles y restaurantes entran en esta cuenta siempre que estén relacionados con la actividad empresarial.

Ejemplos de gastos en la cuenta 629

Los casos más comunes son el alojamiento en hoteles por viajes de trabajo, las dietas de manutención no sujetas a IRPF (cuando se entregan en especie o se reembolsan con justificante), los billetes de avión o tren para desplazamientos laborales, los peajes de autopista y los taxis o VTC utilizados durante el viaje. También se incluyen los gastos de oficina no cubiertos por otras cuentas (material de oficina menor, por ejemplo) y el teléfono móvil corporativo, según algunas guías como la de TeamSystem.

Gastos excluidos de la cuenta 629

No deben registrarse en la 629 los siguientes conceptos: suministros básicos como luz, agua y gas (van a la 628); transportes de mercancías o mensajería (cuenta 624); primas de seguros (626); servicios bancarios (626); ni gastos de carácter financiero o de representación. INEAF advierte expresamente que no deben incluirse en la cuenta 629 aquellos gastos que puedan encuadrarse en otras cuentas del subgrupo 62, ni gastos de representación que tuvieran un tratamiento fiscal específico.

Lo que importa: la 629 es el cajón de sastre de los servicios exteriores, pero con límites claros: no incluye suministros, transportes de mercancías ni gastos financieros.

¿Diferencia entre la cuenta 628 y 629?

La distinción entre ambas cuentas es uno de los puntos que más dudas genera entre los profesionales contables. La cuenta 628 Suministros se dedica a consumos de electricidad, gas, agua y otros abastecimientos no almacenables, normalmente facturados mediante contadores o conductos. PlanGeneralContable.com lo define como abastecimientos que no se almacenan y que se reciben de forma continua. En cambio, la cuenta 629 Otros servicios recoge servicios externos contratados de forma puntual o recurrente que no encajan en las cuentas anteriores.

Cuenta 628: suministros

Los gastos típicos de la 628 son la factura de electricidad de la oficina, el recibo del agua, el gas para calefacción y, en algunas interpretaciones, internet y teléfono fijo. TeamSystem Magazine aclara que la 628 no incluye servicios profesionales como asesorías o consultorías. Tampoco incluye los gastos de hotel ni de viaje.

Cuenta 629: otros servicios

La 629 es, por definición, una cuenta residual. Su descripción oficial en el PGC dice: Los no comprendidos en las cuentas anteriores. Esto la convierte en la opción por defecto para cualquier servicio exterior que no tenga una cuenta específica. TodoRespondió la describe como un cajón de sastre que incluye viajes, alojamiento y manutención. La clave práctica: si el gasto es un servicio recibido de un tercero y no es un suministro básico ni un transporte de mercancías ni un seguro, probablemente va a la 629.

La diferencia: la 628 es para suministros físicos y continuos; la 629, para servicios externos puntuales como un hotel.

¿Cómo contabilizar gastos de hotel? Paso a paso

Registrar un gasto de hotel en la contabilidad es un proceso sencillo si se dispone de la documentación adecuada. El asiento contable tipo es el siguiente:

  • Debe (gasto): cuenta 629 Otros servicios por el importe neto de la factura (sin IVA).
  • Debe (IVA soportado): cuenta 472 Hacienda Pública, IVA soportado por la cuota de IVA.
  • Haber (pago): cuenta 572 Bancos o cuenta 410 Acreedores por prestación de servicios por el total de la factura.

Requisitos documentales: factura y justificante

Para que el gasto de hotel sea fiscalmente deducible en el Impuesto sobre Sociedades, es imprescindible contar con una factura completa que incluya: nombre o razón social de la empresa y CIF/NIF, datos del hotel emisor (nombre y NIF), número de factura, fecha, descripción del servicio (alojamiento, desayuno, etc.), base imponible, tipo de IVA aplicado y cuota repercutida. Sin esta factura, el gasto podría ser no deducible en una inspección. Si el empleado paga de su bolsillo y luego solicita el reembolso, debe presentar la factura original a nombre de la empresa; si el hotel emite la factura a nombre del empleado, la empresa no puede deducirse el IVA.

Consejo práctico: si el empleado recibe una dieta en efectivo para cubrir el alojamiento, ese importe no se contabiliza en la 629, sino que puede tratarse como un anticipo de gastos (cuenta 460 Anticipos de remuneraciones) o como parte de la nómina si se incluye en el salario. OkTicket aclara que las dietas adelantadas por previsión de gastos pueden ir a la 629 si se justifican posteriormente con facturas.

Ejemplo numérico de asiento

Supongamos una factura de hotel por 200 euros + 42 euros de IVA (21%) = 242 euros total. El asiento sería:

  • Debe: 629 (200 €) + 472 (42 €) = 242 €
  • Haber: 572 (242 €) si se paga al contado, o 410 (242 €) si queda pendiente de pago.

Este mismo esquema sirve para cualquier gasto de alojamiento, siempre que la factura esté correctamente emitida. Tickelia recomienda digitalizar todas las facturas y vincularlas al apunte contable para facilitar futuras inspecciones.

El resumen: asiento estándar: Debe 629 + 472 / Haber 572 o 410, siempre con factura a nombre de la empresa.

¿En qué categoría de gastos se incluyen los hoteles?

Dentro de la clasificación del PGC, los gastos de hotel forman parte de los Servicios exteriores (subgrupo 62) y no de los Gastos de personal (subgrupo 64). Esta distinción es importante porque los gastos de personal incluyen sueldos, salarios, seguros sociales y demás costes laborales directos. El alojamiento de un empleado en viaje no es un coste laboral en sentido estricto, sino un gasto de explotación necesario para la actividad. Así lo confirma la definición del ICAC: los gastos de viaje del personal se recogen en la cuenta 629 dentro de los servicios exteriores.

Categoría de gastos de personal

Si el gasto de hotel se entrega al empleado como parte de su retribución en especie (por ejemplo, un hotel que la empresa pone a disposición del trabajador de forma habitual y no vinculado a un desplazamiento concreto), entonces el tratamiento contable cambia: el importe se considera retribución en especie y se registra en la cuenta 640 Sueldos y salarios con el correspondiente ingreso a cuenta en la cuenta 475 Hacienda Pública acreedora. En la práctica, esto es poco frecuente; la mayoría de los gastos de hotel empresariales son por desplazamientos puntuales y van a la 629.

Categoría de servicios exteriores

El subgrupo 62 Servicios exteriores incluye todas las prestaciones recibidas de terceros que no constituyen compras de existencias ni gastos de personal. Dentro de este subgrupo, los gastos de viaje (alojamiento, manutención, locomoción) se agrupan en la cuenta 629 por su carácter residual. OkTicket diferencia entre la cuenta 624 Transportes (para servicios de transporte como mensajería o fletes) y la 629 (para locomoción de personas y alojamiento asociado). Esta distinción evita errores de clasificación que podrían afectar a la presentación de la cuenta de pérdidas y ganancias.

Nota fiscal: los gastos de hotel del personal en desplazamiento fuera del centro de trabajo habitual no están sujetos a IRPF para el empleado si la empresa los paga directamente y se justifican con factura. En cambio, si se entrega una cantidad fija al empleado sin justificar, esa cantidad tributa como rendimiento del trabajo. El límite exento para dietas en España está regulado en el artículo 9 del Reglamento del IRPF.

Conclusión: los hoteles son servicios exteriores (cuenta 629), no gastos de personal, salvo que formen parte de la retribución en especie.

Lectura relacionada: qué estudiar para ser director de hotel en España · Meliá Hotels International

Fuentes adicionales

todorespondio.es

Para una comprensión más amplia de la normativa contable, se recomienda consultar el Plan General de Contabilidad, que detalla sus partes y principios básicos.

Preguntas frecuentes sobre gastos de hotel en contabilidad

¿Los gastos de hotel llevan IVA deducible?

Sí, siempre que la factura esté emitida a nombre de la empresa con CIF y se trate de un gasto directamente relacionado con la actividad económica. El tipo general de IVA en España es del 21% para servicios de alojamiento, aunque la factura debe detallar el desglose. Si el empleado paga el hotel y luego solicita el reembolso, la factura debe estar a nombre de la empresa para que el IVA sea deducible (fuente: Pleo Blog).

¿Se puede contabilizar un gasto de hotel sin factura?

Técnicamente sí se puede contabilizar, pero fiscalmente el gasto no será deducible en el Impuesto sobre Sociedades si no se dispone de factura completa. Como mínimo, debe existir un comprobante que acredite la realidad del gasto.

¿La cuenta 629 tiene límite de importe?

No existe un límite de importe establecido en el PGC para la cuenta 629. El límite es el gasto real y justificado. Sin embargo, fiscalmente la Agencia Tributaria puede cuestionar gastos de alojamiento desproporcionados en relación con la actividad de la empresa. Lo importante es que el gasto sea necesario para la actividad y esté debidamente documentado (fuente: INEAF).

¿Los gastos de hotel en el extranjero van a la misma cuenta?

Sí, los gastos de hotel en el extranjero se contabilizan igual que los nacionales, en la cuenta 629 Otros servicios. La diferencia está en el IVA: las facturas de hoteles fuera de la Unión Europea no llevan IVA español (se trata de IVA extranjero no deducible), mientras que las de países de la UE pueden llevar el IVA del país de origen. En cualquier caso, el gasto neto se registra en la 629 (fuente: Tickelia Blog).

¿Qué diferencia hay entre dieta y gasto de hotel en contabilidad?

La dieta es una cantidad fija que la empresa entrega al empleado para cubrir gastos de manutención y alojamiento, mientras que el gasto de hotel es un pago directo a un tercero (el hotel) por un servicio concreto. Las dietas justificadas con facturas se contabilizan en la cuenta 629. Las dietas no justificadas que se incluyen en la nómina tributan como rendimiento del trabajo y se registran en la cuenta 640 Sueldos y salarios. OkTicket aclara que las dietas adelantadas por previsión de gastos pueden ir a la 629 si se documentan después (fuente: OkTicket).

En resumen: La dieta es una cantidad fija que la empresa entrega al empleado para cubrir gastos de manutención y alojamiento, mientras que el gasto de hotel es un pago directo a un tercero (el hotel) por un servicio concreto. Las dietas justificadas con facturas se contabilizan en la cuenta 629. Las dietas no justificadas que se incluyen en la nómina tributan como rendimiento del trabajo y se registran en la cuenta 640 Sueldos y salarios. OkTicket aclara que las dietas adelantadas por previsión de gastos pueden ir a la 629 si se documentan después (fuente: OkTicket).